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funlibre |
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Contenido: 1. OBJETIVOS
| 2. METODOLOGÍA | 3. EL PROGRAMA RECREATIVO | |
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INTRODUCCIÓN
Gran
parte de los programas recreativos en nuestro país tienen fama de superfluos,
carentes de procesos, desorganizados y que no conducen a fines que permitan
el desarrollo de los individuos, las comunidades o las empresas. Esta mala
imagen se debe en parte a la falta de formación técnica y profesional del
personal que orienta las acciones recreativas en el campo social, empresarial
y turístico. El
presente módulo pretende suministrar principios, procesos y herramientas
prácticas que conduzcan a los participantes a planificar, organizar, ejecutar
y controlar más técnicamente el programa recreativo con miras a lograr
efectivos resultados y a que el dirigente mantenga o recupere el liderazgo
ante los usuarios y directivos de las instituciones y comunidad en general. Tiene como
propósito guiar el proceso de planeación e implementación del programa
recreativo, que dentro del proceso de formación en el curso de líderes
comunitarios; se hace importante referir algunos conceptos en cuanto al
proceso de planificación, organización, ejecución y control de los eventos
recreativos. Se pretende así, que los aprendizajes y
experiencias adquiridas tanto en los módulos presenciales,
como en las experiencias en el trabajo de campo, se reviertan en la
planeación de diferentes actividades que se puedan implementar en las
comunidades intervenidas, de tal manera que se pueda conocer el proceso
lógico e integral de la planeación y operación en recreación y así mismo que
se pueda replicar nuevamente para la generación de otras propuestas que
sirvan tanto para el fortalecimiento de los programas de El producto de este proceso de planeación, servirá
como herramienta para manuales técnicos y operativos de programas recreativos
que sirvan de modelo para los procesos de planeación en el área recreativa. 1. OBJETIVOS
DEL MÓDULO Formar líderes
comunitarios con una visión clara de las nuevas necesidades que se generan en
el ámbito de la recreación. Que entiendan, comprendan y puedan intervenir en
el desarrollo de programas de recreación que consideren la importancia del
desarrollo social como parte básica en la planeación de servicios. DE General Brindar elementos metodológicos y prácticos que se puedan
implementar en procesos de diseño, planeación y operación de Eventos
recreativos dando como instrumento la gestión local que fortalece los programas
al interior de las instituciones y las localidades beneficiadas. Específicos ·
Diseñar una
propuesta de servicio recreativo innovadora, adecuada a la demanda y a los recursos
disponibles, que estimule la capacidad creativa y lúdica de los destinatarios. ·
Estimular al
participante en el conocimiento y apropiación de los conceptos de planeación
y operación de programas recreativos que contribuyen al desarrollo de la
comunidad y en el ámbito laboral. ·
Establecer
que la planeación esta sujeta a cambios, imprevistos, obstáculos y variables,
para los cuales el recreador debe estar preparado, adaptándose a los momentos
y circunstancias para llevar a cabo los objetivos planteados. ·
Propiciar un
ambiente adecuado que permita a los participantes potencializar
su capacidad creativa en el diseño de Eventos Recreativos. ·
Reconocer la
importancia de los procesos y detalles del evento y el post-evento para la
realización de cada programa recreativo. 2. METODOLOGÍA
MOMENTO 1. La
sesión se desarrollará, inicialmente de manera magistral, donde se aclararán
los conceptos básicos, a partir de la
lectura previa de este material por los participantes y con las ayudas
audiovisuales pertinentes. MOMENTO
2: Al finalizar la exposición, se procederá a la sección de preguntas del
auditorio, las cuales serán entregadas por escrito con el fin de agilizar el
proceso de resolución de inquietudes de los participantes y complementar la
información. MOMENTO
3: Ejercicio aplicativo de interpretación de los instrumentos sugeridos para
el diagnóstico, los requerimientos y la evaluación del proyecto final. 3. EL PROGRAMA RECREATIVO
3.1. PRINCIPIOS PARA PLANIFICAR EL PROGRAMA: "Los principios dentro de un programa se
basan en los hechos que se derivan del estudio del comportamiento humano y de
la naturaleza de la sociedad en la cual vivimos, e incluye las experiencias y
las soluciones que los dirigentes han enfrentado y solucionado ante problemas
y situaciones diferentes" El programa debe consistir en la realización de
actividades que contemplen las finalidades buscadas por: ·
La institución: A través de sus fines y objetivos. ·
Los participantes: En su etapa de participación inicial y posterior
desarrollo. ·
Los dirigentes: Que determinan objetos específicos y orientan la acción. ·
Los profesionales: Que tienen a su cargo la ejecución y
convencimiento de las diferentes partes que conforman la estructura
organizacional y están involucradas en el programa para evitar el rompimiento
de la cadena durante todo el proceso. El programa debe incluir diversas actividades
basadas en tres aspectos importantes del participante: ·
Sus
necesidades. ·
Sus
intereses. ·
Sus
habilidades. Lo más importante dentro del programa recreativo
es el participante, en él debe estar centrada toda la atención. La idea es
programar con el participante y no para el participante. Un programa debe ser
suficientemente vasto como para proveer un campo amplio de opciones para toda
la gente, sin ningún tipo de diferencias o preferencias por edad, sexo,
habilidad, etc. El valor de un programa y de las actividades que
involucra, debe ser medido por el grado de influencia positiva que ejerce
sobre el individuo: ·
Mayor
apertura de su nivel cultural. ·
Aumento del
equilibrio emocional. ·
Mayor nivel
de participación social. ·
Mayor
tolerancia en su accionar. El programa no debe solamente reflejar la cultura
a la que pertenece el participante, sino que debe tender a mejorar la
responsabilidad de los dirigentes debe, en primera instancia, llevar a
desarrollar programa que afirmen la cultura personal. También hay involucrada
una responsabilidad por enriquecerla, es decir, no mirar la cultura como
"entidad inflexible" imposible de modificar. El programa debe
tender a mejorar el nivel sociocultural del participante. El programa debe ampliar los intereses de los participantes
y orientarlos hacía experiencias más positivas y satisfactorias. Los deseos
de los participantes sirven como referencia y punto de partida, nunca como
una base exclusiva de un programa. Los deseos y los intereses de las personas
y, por consiguiente, de la comunidad, están limitados por experiencias. Los
dirigentes, especialmente los profesionales del área, deben presentar nuevos
campos de acción. No perpetuar y limitar. El
programa debe ser lo suficientemente amplio para servir en el presente y en
el futuro a cada participante. Las actividades que componen un programa deben
ser proyectadas de tal forma que las habilidades adquiridas puedan acompañar
a las personas en el transcurso de su vida, sin que esto se constituya en
tomar partido por un solo tipo de actividades, sino que debe haber equilibrio
entre lo actual y lo futuro. Debemos
tener en cuenta que las actividades recreativas son medios
dentro del proceso de enseñanza y aprendizaje de hábitos para la vida y para
el logro de fines. Para que el programa recreativo cumpla su alcance
educativo debe tener líneas claves de acción: ·
Que
participen personas de diferentes edades. ·
Que
participen a la par hombres y mujeres. ·
Que
concurran personas de diversos estratos socioeconómicos. ·
Que no
existan limitaciones por diferencias políticas o religiosas. ·
Que se
utilicen diversas técnicas de trabajo: individual, en grupo, masivo. Todos
los factores descritos anteriormente constituyen la metodología recreativa
para lograr el verdadero alcance educativo de la recreación, pero estos
mismos factores son los que la hacen vulnerable cuando no es profesionalmente
orientada, pues puede llegar a producir efectos contrarios a los deseados
(contra-valores); por otro lado, las principales características de la actividad
recreativa (libertad, espontaneidad y creatividad) deben ser cuidadosamente
orientadas para no incurrir en el activismo. 3.2. CARACTERÍSTICAS DE UN PROGRAMA Ø
EQUILIBRIO
·
Entre las
diferentes actividades: El programa debe ofrecer en lo posible la misma
cantidad de actividades en las áreas de música, teatro, deportes,
campamentos, etc. ·
Entre fas distintas edades: Posibilidad de participación de
niños, jóvenes, adultos y adultos mayores. ·
Entre los
sexos: Dar la oportunidad de que participen hombres y mujeres. ·
Entre las
actividades formales e informales. Ø
DIVERSIDAD
·
El programa
debe comprender un amplio espectro de actividades para todos los gustos y necesidades. ·
Referida a
la organización y la presentación de la actividad en forma distinta. ·
Diversidad
de niveles de acuerdo al grado de habilidades de cada participante. Ø
VARIEDAD ·
Al presentar
actividades especiales que rompen la rutina y motivan la participación. ·
Al
complementar el programa con otras actividades. Ø
FLEXIBILIDAD ·
Para
responder a las necesidades cambiantes de los participantes. ·
Para
adicionar actividades nuevas que respondan a demandas especiales. 3.3. PRACTICAS UTILIZADAS CORRIENTEMENTE PARA
PLANIFICAR EL PROGRAMA. Existen
diferentes métodos o estilos que comúnmente se utilizan para planificar el
programa, muchos de los cuales han surgido a través de la práctica misma, por
tanto no responden a un esquema definido ni ofrecen una seguridad científica: :
PRACTICA TRADICIONAL
Se buscan en el pasado las respuestas a los
problemas del presente y se trata de imitar o mantener los éxitos alcanzados
en otra época. Se supone que lo realizado es correcto y se profesa una
devoción ciega al pasado. Debilidades: ·
No se
evalúan los resultados en términos de los objetivos buscados. ·
No se
evoluciona de acuerdo a las necesidades individuales ni a los cambios que en
la comunidad se producen. : PRACTICA
DE LOS DESEOS EXPRESADOS Se entrega a los participantes una nómina de
actividades y se les "solicita que marquen sus intereses”, para posteriormente
construir el programa con las actividades más elegidas. Se da a los
participantes lo que ellos deseen. Debilidades: ·
Los
intereses de las personas están limitados por sus experiencias, su cultura,
sus costumbres, etc. esto hace que no se consiga proyectar crecimiento
personal ni hacer una apertura a nuevos cambios. : PRACTICA
CON DIRECCIÓN AUTORITARIA El dirigente, voluntario o profesional, toma las
decisiones basado en sus opiniones y experiencias personales. Esto genera un
programa con actividades uniformes dentro de un marco sumamente limitado. Debilidades: ·
No hay respeto por las variables de edad, cultura, nivel
intelectual, etc. ·
No se considera la experiencia del personal ejecutivo ni
de los participantes, con lo cual se restringen las posibilidades de un mayor
compromiso de participación plena. : PRACTICA
CORRIENTE Se estudian otras instituciones similares para
conocer la parte ejecutiva de sus programas y utilizar los mismos enfoques,
de tal forma que se consigan resultados similares. Debilidades: ·
Lo que se ¡mita puede estar equivocado o responder a una situación
muy particular. Las culturas son diferentes en cada empresa o comunidad. 3.4. RAZÓN DE SER DE
LOS PROGRAMAS DE RECREACIÓN EN EMPRESAS Y COMUNIDADES ·
Crear
hábitos de sano esparcimiento. ·
Mejorar
condiciones físicas, sociales y mentales. ·
Desarrollar
el sentido de solidaridad, colaboración y trabajo en equipo. ·
Mejorar la
productividad. ·
Mejorar la
calidad de vida personal y empresarial. ·
Imagen
empresarial. ·
Ser un medio
para el logro de propósitos determinados. Qué
esperan los usuarios de los programas recreativos? ·
Variedad de
actividades. ·
Facilidad y
oportunidades de participación. ·
Actividades
de fácil y rápida ejecución. ·
Resultados
inmediatos. ·
Que sean
divertidos y placenteros. ·
Que sean
económicos. ·
Que le
permitan figurar o destacarse ·
Que permitan
la integración del grupo laboral, familiar y de la comunidad. ·
Que permitan
la vinculación de la familia. ·
Que le
quiten el menor tiempo posible. Qué
problemas se presentan para la implementación y ejecución de programas
recreativos? ·
Bajos
presupuestos. ·
Escasez de
escenarios. ·
Carencia de
procesos. ·
No hay
valoración de las actividades recreativas. ·
Poco de
apoyo de directivas. ·
Apatía. Cuáles
son las posibles causas de la apatía y la no participación de los usuarios en
los programas recreativos? ·
La cultura
del no hacer: baja autoestima. ·
Deseos de
recompensa. ·
Deficiencia
de un claro proceso administrativo. ·
Diagnósticos
deficientes: Esto genera actividades no acordes a las necesidades y
habilidades del participante, y calculo inexacto de recursos. ·
Deficiencia
en la organización: Esto genera dificultades en la participación,
incumplimiento, perdida de credibilidad y perdida de liderazgo. Qué
estrategias debemos implementar para incrementar la participación en los
programas recreativos? ·
Identifique
claramente: ·
De la institución: Misión, políticas, planes y programas. ·
Del núcleo de población: Necesidades, intereses, recursos, nivel
cultural. ·
De los dirigentes: Intereses. ·
Planifique,
no improvise. ·
Desarrolle
las etapas de la función administrativa: Planeación, organización, ejecución
y control. ·
Las acciones
que emprenda deben ser sentidas por las instituciones, los dirigentes, los
voluntarios, los profesionales y los participantes. ·
Aplique los
principios de calidad a sus programas: Puntualidad, rapidez, cumplimiento,
simplicidad de trámites, buena atención y diversas alternativas. ·
Actúe como
veedor: conozca su servicio, sea persistente. ·
Involucre a
directivos y usuarios en la planificación de los programas. ·
Motive el apoyo de directivas: Muestre datos concretos y reales. Demuestre las
ganancias en beneficios para la empresa: Ambiente laboral, productividad,
disminución del ausentismo, respuestas a compromisos de ley, integración de
la comunidad. ·
Gerencie el
ente a su cargo: Propicie el
desarrollo y presente soluciones. Interprete sus intereses: Actúe de acuerdo
a las políticas empresariales y a los planes de desarrollo de la comunidad. ·
Motive la
participación del personal de base: ·
Involucre al
participante, en todas las etapas de la planificación de un programa. ·
Planifique
con base en necesidades, intereses y posibilidades. ·
Haga que el
programa sea un medio no un fin. ·
Haga
programas equilibrados, diversos, variados y flexibles. ·
Equilibre la
atención de sus clientes. ·
Demuéstreles
que ganan. ·
Facilite su
participación. ·
Evalúe
procesos y resultados ·
Promocione, divulgue: utilice todos los recursos a su alcance:
Contacto persona a persona, perifoneo, comités de difusión, pasacalles,
pendones, boletines informativos, afiches, volantes, plegables, carteleras,
videos, revistas, emisoras comunitarias, etc. ·
Apóyese en
personal y servicios especializados: Profesionales, expertos, servicios
complementarios especializados, etc. ·
No trabaje
solo: Apóyese en comités y grupos ya existentes, tanto al interior como al
exterior de su empresa o comunidad. ·
Presente
informes tanto a superiores como a los participantes: Cuantitativos,
cualitativos, cumplimiento de funciones. Qué
tácticas son necesarias para obtener éxito en la ejecución de los programas
recreativos? §
Cumpla
horarios. §
Vaya un paso
adelante. §
Invite y
asegure la presencia de directivos. §
Mantenga
actitud positiva. §
Prevea
alternativas ante imprevistos. §
No suponga,
verifique. Cuente con lo que tiene. §
Cumpla lo
programado. §
No tenga
preferencias. §
Comparta con
todos los participantes. §
Ambiente y adecúe los espacios. §
Haga
programas cortos y ágiles. §
Haga la
planimetría del evento. §
Suministre
información concreta a los oradores del evento. 4. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PRACTICAS
PARA
|
 |
Ahora
veamos cómo se plantean cada uno de ellos, qué elementos incluyen:
·
DIAGNÓSTICO
Es
el análisis de los datos obtenidos en el estudio, en el cual se establecen
las necesidades y demandas específicas de la comunidad; se organizan en orden
de prioridad e importancia y se definen las posibles áreas de intervención,
no sólo teniendo en cuenta los requerimientos de la comunidad, sino las
posibilidades de las instituciones que van a participar y a apoyar el
proyecto.
Es
importante ser objetivos en el diagnóstico ya que, a partir de éste, se
definen los objetivos y alternativas de acción que conformarán el proyecto
propiamente dicho.
Con
esta información, ya podemos pasar a crear el AMBIENTE INTER-INSTITUCIONAL
del programa recreativo. El ambiente inter-institucional
representa un modelo integrado para la gestión del proyecto, se presenta en
un diagrama donde se establece el objetivo del programa, la población
participante, los organizadores y las relaciones directas e indirectas dentro
del marco del proyecto a través de quien ejecuta.
·
JUSTIFICACIÓN
Indica
o describe el POR QUÉ de la actividad, qué importancia y utilidad tiene para
el problema que se busca resolver, de esta manera describe: la necesidad que
debe ser satisfecha, el problema que debe ser solucionado, cual es la
importancia que el programa tendrá y por qué?
Toma
como insumo básico el diagnóstico realizado en términos de las necesidades
(promoción de valores, atención a una población en particular, participación,
etc.)
·
METODOLOGÍA
Es
CÓMO SE VA A HACER. En este aspecto
se trata de describir el proceso metodológico y operativo en el cual se
indican las medidas que se han de tomar para llevar a cabo el proyecto, en
cuanto a aspectos administrativos, de gestión y técnicos.
La
metodología debe plantearse de una forma ordenada y con un sentido coherente
para desarrollar la actividad, las estrategias a cumplir y la manera de
participación de las entidades, organizaciones y comunidad involucradas en el
proceso del evento.
Se
debe definir un enfoque metodológico, de acuerdo con las actividades que se
van a desarrollar dentro del programa recreativo. La metodología general que utilizaremos
para el desarrollo del programa es:
: Establecer
ejes temáticos
El
programa debe estar construido acorde a la necesidad que busca ser
satisfecha. Toda actividad debe constar de un eje temático para su desarrollo
y ejecución. Se puede hacer teniendo en cuenta temas como participación
comunitaria, integración, valores, tolerancia, respeto a la vida,
celebraciones como el día del niño, día de la madre, aniversario del pueblo,
fiestas patronales, entre otros. Están definidos por el enfoque del programa
y por lo tanto deben quedar plasmados en los objetivos. Los resultados del
diagnóstico pueden orientar la definición de los ejes temáticos.
: Convocatoria
POBLACION:
Se describen aquí las características del grupo o grupos a los cuales va
dirigido el programa. Se establecen
las características sociodemográficas y, en general, las planteadas por las
estrategias de trabajo en el sector (Plan Nacional de Recreación). Según el
carácter, naturaleza, categoría o tipo de actividad puede cambiar el
destinatario. Una actividad puede involucrar, personas de distinto sexo,
condición socioeconómica, edad, actividad laboral, nivel cultural o educativo
y estratificación profesional, entre otras.
Se
debe crear un comité que se encargue de difundir y promover el programa por
medio de cartas de invitación a las diferentes entidades y organizaciones que
puedan prestar asesoría o apoyo al evento y determinar citas directas con
estas entidades.
Para
la campaña de difusión se deben tener en cuenta opciones tales como: afiches,
volantes, comunicados o boletines en periódicos locales, correo directo,
folletos, invitaciones impresas y telefónicas, pasacalles, perifoneo y si es
posible radio y televisión.
Para
preparar un programa de promoción y publicidad se sugiere tener en cuenta:
·
Elaborar una
lista de personas cuya asistencia sea importante.
·
Elaborar una
campaña de promoción.
·
Recopilar y
organizar datos de instituciones asistentes y de la comunidad participante.
·
Enviar
correspondencia directa.
·
Determinar
el estado de las inscripciones.
·
Diseñar
invitaciones, folletos y afiches, teniendo en cuenta el tema principal del
evento, programa de actividades, fecha de realización, lugar, hora, motivo,
quién invita u organiza, entre otros.
·
Invitar a
grupos culturales, artísticos, musicales o juveniles que enriquezcan el
evento recreativo.
: Planimetría
Significa
mostrar dentro de un espacio la organización del evento, la utilización de
los recursos, sus necesidades y ubicación.
Todo esto se diseña en un plano.
Ejemplo: ubicar lugares, tarimas, sillas, calles, baños, sonido,
pendones, pasacalles, sitios de ingreso, carpas, camerinos, carpa de primeros
auxilios, entre otros. También se puede hacer una descripción del sitio donde
se llevará a acabo la actividad y la forma de ambientarlo.
La
función de la planimetría es la de poder establecer con base en las
características del lugar en dónde se ubicarán las actividades o cómo se
realizarán los recorridos. Permite
además conocer las variables del entorno que debemos prever para que lo
planeado no se vaya a entorpecer por no haber previsto los controles
necesarios.
Qué
ventajas tiene hacer la planimetría?
§
Presenta una
visión global del evento.
§
Facilita el
trabajo de los comités: montajes, decoración, seguridad, equipos,
proveedores, alimentos y bebidas, patrocinadores, recreadores, otros.
§
Permite
delegar funciones.
§
Es una
herramienta eficaz de control.
§
Se pueden
hacer modificaciones oportunas.
§
Garantiza
una presentación estética del evento.
§
Define
espacios y evita conflictos.
: Etapas
o ambientes
Para
seleccionar la actividad a desarrollar, se debe haber tenido en cuenta las
necesidades o requerimientos del sector o la población donde se va a realizar
el evento; esto nos lo da el estudio y diagnóstico previos de la localidad
donde trabajaremos. Algunas actividades pueden ser de tipo LÚDICO,
RECREATIVO, CULTURAL, ARTÍSTICO, DEPORTIVO, AMBIENTAL, ECOLÓGICO O TURÍSTICO
(Sectores); dichas actividades están dirigidas a diferentes tipos de
población entre ellos están: NIÑOS, JÓVENES, ADULTOS Y ADULTOS MAYORES
(Segmentos). Se debe ser consciente que
el tipo de actividad que se vaya a desarrollar debe estar acorde con los
planteamientos y necesidades de los destinatarios y especialmente con los
objetivos del programa.
Es
conveniente reseñar aquí los campos de acción donde interviene la recreación:
·
Empresarial.
·
Educativo.
·
Salud.
·
Comunitario.
·
Social.
·
Turístico.
·
Ecológico.
·
Grupos
especiales.
Con
qué herramientas contamos?
ACTIVIDADES
DE CAMPO: Predeportivas, deportivas, ecológicas,
acuáticas, de campo abierto.
ACTIVIDADES
DE EXPRESION: Corporales, manuales, orales, musicales.
CULTURA
Y ECO-TURISMO: Encuentros artístico-culturales, muestras folclóricas,
gastronómicas y artesanales.
: Cronograma
- tiempos específicos de cada actividad
Para
lograr un desempeño eficiente en la planeación de cualquier tipo de programas
recreativos es importante que se estructure un cronograma y una programación
del día del evento por actividades, donde esté determinada la hora, la
temática y el responsable de cada actividad, para tener en cuenta en el
momento del desarrollo y realización de la actividad. También en el
cronograma debe estar consignado, con fechas precisas, el día de alistamiento
de materiales, su preparación y ensayos, si están previstos.
|
HORA |
TEMÁTICA |
RESPONSABLE |
|
9: 30 am - 10:00 am |
Bienvenida |
PEDRO PEREZ |
|
10:00 am - 10:30 am |
Actividad Lúdica |
JENNIFER MONTOYA |
En
este cuadro debe estar consignado si hay descansos, almuerzos, refrigerios y
la hora de duración de cada uno. Es importante contar con estos datos de
programación para estar pendiente del inicio, desarrollo y finalización de la
actividad, ya que de ello depende la óptima realización de nuestro programa
sin salirnos de lo establecido.
:
Organigrama de funciones
Es
la representación de la estructura formal de un equipo de trabajo en una
actividad, que muestra las interrelaciones, unidades administrativas, niveles
jerárquicos, la autoridad y la responsabilidad existentes dentro de ella. Mapa de líneas de autoridad para la toma
de decisiones. Los elementos utilizados para elaborar un organigrama son:
líneas continuas: son líneas de
autoridad que indican la dirección formal de las decisiones y comunicaciones;
líneas punteadas: representan la
asesoría que el equipo recibe interna o externamente; rectángulo: unidades administrativas - cargos; círculo: comités. Hay 4 formas de
organizarlo: vertical, horizontal, circular y mixto.
La
distribución de funciones debe corresponder con el organigrama de funciones y
con el cronograma del evento.
Las
funciones deben estar asignadas de acuerdo a los conocimientos dentro del
programa, también se relacionan con el cargo y el diseño del programa. Toda
persona debe asumir con responsabilidad y compromiso las funciones asignadas
ya que de su desempeño depende el resultado.
Debe haber una buena comunicación entre los comités, coordinador
general, operativo y dinamizadores para poder desarrollar el programa a
cabalidad. El siguiente esquema puede servirnos como ejemplo:
Las
funciones de cada uno de los cargos o grupos mencionados en este organigrama
son:
COORDINADOR GENERAL: debe estar pendiente del buen desarrollo del
programa: que la metodología planteada se esté cumpliendo, que el diseño
técnico se esté implementando, que se cumpla con los objetivos planteados
para el programa.
COORDINADOR OPERATIVO: debe estar encargado de supervisar el buen
desarrollo de las actividades, del programa en sí y saber solucionar todos
los imprevistos que se presenten, a tiempo y de una manera correcta.
COMITÉ DE LOGÍSTICA: se encarga de la utilización de los recursos
físicos para las actividades, seguridad del programa, montaje y ambientación
del sitio de trabajo; supervisa y controla accesos y salidas, coordina grupos
invitados, entre otras.
COMITÉ DE DIVULGACIÓN Y PROMOCIÓN: promueve y difunde el programa por medio de
cartas de invitación, volantes, visitas a las instituciones, folletos,
perifoneo, publicaciones en prensa o boletines. Además puede invitar a grupos culturales,
artísticos o musicales para que sean parte del " Festival Recreativo
"
COMITÉ DE GESTIÓN: este grupo puede encargarse de realizar tareas
como la obtención de recursos y apoyo de la comunidad o de las diferentes
instituciones que compartan objetivos en el campo lúdico - recreativo.
DINAMIZADORES: son el conjunto base que se encarga de operar y
dirigir todas las actividades que hagan parte del programa recreativo.
4.2. PLAN OPERATIVO - EVENTO
Una
vez realizado el diseño técnico del evento, se procede a su implementación,
donde se desarrollan paso a paso las actividades planeadas, indicando de
manera detallada la forma como el diseño técnico opera, es decir, qué hacer
para cada ambiente, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Ø
DURANTE EL EVENTO
En
esta parte es fundamental que se conozcan las capacidades y aptitudes de los
integrantes del grupo para así delegar funciones a las personas
adecuadas: Recordemos que se deben
tener en cuenta para la realización del programa los siguientes aspectos que
ya se han desarrollado anteriormente y que se deben operacionalizar
durante el programa:
·
Tiempos
específicos de cada actividad
·
Descripción
de las actividades del programa (ficha de planeación)
·
Distribución
de funciones
·
Supervisión
de la ejecución conforme a la programación
·
Control del
desempeño de funciones
·
Hacer periódicas
reuniones con el personal de apoyo
·
Adelantar la
organización de la clausura
·
Prever
alternativas ante problemas
·
Diseño de las actividades del programa
Se
debe hacer para que todo el equipo de trabajo conozca la temática a trabajar
y su desarrollo. La descripción se
puede hacer en una ficha de planeación de actividades, donde se hacen constar
los recursos, materiales, variantes, objetivo de la actividad, tiempo de
duración, entre otros.
·
Diseño de la estrategia de control y cumplimiento
de objetivos
El
equipo debe generar una estrategia donde se pueda supervisar que los
objetivos y la metodología del programa se están cumpliendo y no que se está
adelantando una actividad sólo por realizarla.
·
Descripción del programa, requerimientos y creación
de formatos de chequeo de inventario
Se
debe hacer una descripción clara del programa donde se encuentre: lugar donde
se desarrollará la actividad, hora de inicio, distribución de funciones, de
espacios; además, cómo inicia el programa, cómo se desarrolla y cómo termina,
materiales requeridos, personal, responsables, entre otros.
Dentro
de los requerimientos están los de logística, materiales y personal. Además, se debe contar con los permisos
requeridos para desarrollar el programa y con las entidades que prestan
asesoría y ayuda para estos programas como son: Policía, Bomberos, Defensa
Civil, Cruz Roja. Para los programas recreativos se debe tener en cuenta la
elaboración de formatos de inventario y listas de chequeo, que ayudarán a
coordinar, organizar y supervisar la mecánica de trabajo y sus procedimientos
a desarrollar en la actividad.
·
Diseño de estrategias operativas
En
esta etapa el equipo ya debe tener asignadas sus funciones y cada uno de sus
integrantes debe estar realizándolas o supervisándolas, para que el evento
transcurra sin ningún tipo de inconvenientes. Por ejemplo, debe haber
personas encargadas del desplazamiento y ubicación de los participantes, así
como de los grupos artísticos invitados al programa, una supervisión de áreas
de unidades sanitarias, sonido, tarima, puntos de información y orientación,
servicios médicos, de seguridad e identificación de accidentes, de atención
al equipo de trabajo (refrigerios), etc.
·
Cierre del programa
Una vez
terminado el programa, el Coordinador Operativo, en compañía del equipo,
deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
·
Suspender
las actividades.
·
Tabular
resultados.
·
Entregar
premios o reconocimientos si los hay.
·
Evaluar con
los participantes si está previsto.
·
Despedir a
los participantes.
4.3. POST - EVENTO (EVALUACIÓN)
Es
importante generar la estrategia de evaluación del programa y tener claros
los pasos que siguen una vez terminado el evento, con el fin de que ello
permita repetir o mejorar la experiencia vivida. Las siguientes son las
actividades típicas que deben realizarse después del evento:
·
Evaluación
del programa.
·
Evaluación
del equipo de trabajo
·
Operativo
para organizar y guardar el material utilizado.
·
Devolver los
elementos prestados.
·
Difundir los
resultados de la actividad.
·
Hacer un
informe consignando las sugerencias que sirvan para posteriores eventos.
·
Determinar
la frecuencia y realización de otro evento.
·
Realizar
encuestas con los participantes acerca de la satisfacción o beneficios del
programa.
·
Una vez
terminado el evento se debe enviar cartas de agradecimiento a las entidades
que nos colaboraron y apoyaron.
Ø
SISTEMA DE EVALUACIÓN DEL PROGRAMA
La
evaluación debe realizarse con base en los objetivos planteados por el
programa, en el proceso del mismo y teniendo en cuenta los resultados o
beneficios obtenidos del programa.
El
equipo de trabajo debe tener en cuenta si se cumplió el objetivo propuesto,
las funciones asignadas y la receptividad de la actividad. La evaluación del
programa permite ver la importancia de generar gestión en la comunidad y con
las instituciones con el fin de buscar apoyo a este tipo de programas.
Algunos aspectos que se pueden tener en cuenta son:
§
Resultados
conseguidos.
§
Beneficios
obtenidos.
§
Encuesta y
opinión de participantes.
§
Informe de
la actividad.
§
Resultado sobre
asistencia, entidades que apoyaron el programa y determinar la continuidad
del programa con base en los objetivos planteados en el programa, ya sea de
procesos o de resultados.
Ø
EVALUACIÓN DEL EQUIPO
La
siguiente evaluación deberá ser aplicada a todo el equipo de trabajo, desde
el Coordinador General hasta los comités y dinamizadores teniendo en cuenta
sus funciones y desempeño dentro del programa.
|
COMITÉS
O ACTIVIDADES |
E |
MB |
B |
A |
D |
|
Coordinador General |
|
|
|
|
|
|
Coordinador Operativo |
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Comité de Logística |
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Grupo de Montaje |
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Grupo de Seguridad |
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Grupo de ambientación |
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Comité de Divulgación
y Promoción |
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Comité de Gestión |
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Dinamizadores |
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Según cumplimiento de
objetivos |
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Funciones asignadas |
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Receptividad del programa
en la comunidad |
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Ø
Anote las
deficiencias y fortalezas del programa y del equipo que intervino en su
desarrollo:
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OPERATIVO PARA ORGANIZAR Y GUARDAR
EL MATERIAL UTILIZADO
Todo
el equipo, en coordinación con el comité de logística o materiales y el
coordinador operativo, deben encargarse de desmontar, recoger y guardar el
material que se utilizó para la ambientación, animación, sonido, entre otros
(pendones, pasacalles, sillas, tarimas, etc.).
IMPORTANTE: Se deben devolver todos los
elementos que hayan sido gestionados o prestados por las entidades y la
comunidad, en perfecto estado. El sitio de la actividad, debe dejarse
totalmente organizado y limpio.
Recordemos
qué hacer antes, durante y después del evento:
: ANTES DEL EVENTO:
·
Delegar
funciones de acuerdo a lo previsto en el plan.
·
Realizar y
aplicar listas de verificación y chequeo.
·
Realizar
reuniones de coordinación.
·
Gestionar el
presupuesto y la financiación.
·
Realizar las
compras necesarias.
·
Conocer y
verificar el estado de los equipos y materiales.
·
Lanzar la
promoción del certamen.
·
Establecer
lineamientos de participación.
·
Hacer las
inscripciones.
·
Revisar y
preparar escenarios.
·
Revisar
continuamente el programa general y las tareas especificas
por acciones a realizar.
·
Hacer
contratos necesarios.
·
Adquirir los
seguros necesarios.
: DURANTE EL EVENTO:
·
Supervisar
la ejecución conforme a la programación.
·
Controlar el
desempeño de funciones.
·
Hacer
evaluaciones periódicas durante el desarrollo.
·
Llevar datos
estadísticos.
·
Hacer
boletines informativos.
·
Hacer
permanente divulgación.
·
Hacer
reuniones periódicas con el personal de apoyo.
·
Adelantar la
organizar de la clausura.
·
Mantener
permanente comunicación con personal de apoyo.
·
Prever
alternativas ante problemas.
: CIERRE DEL PROGRAMA:
·
Suspender
las actividades.
·
Convocar a
los participantes.
·
Tabular
resultados.
·
Presentar a
los ganadores.
·
Entregar
premios si los hay.
·
Evaluar con
los participantes, si esta previsto.
·
Despedir a
los participantes.
: DESPUÉS DEL EVENTO:
§
Evaluar el
evento:
§
Verificar el
objetivo propuesto.
§
Hacer
balance de gastos, efectuar pagos.
§
Revisar el
desempeño de los organismos de dirección.
§
Verificar el
cumplimiento de funciones del personal de apoyo.
§
Receptividad
de la actividad.
§
Devolver los
elementos prestados.
§
Enviar
cartas de agradecimiento.
§
Difundir los
resultados.
§
Hacer un
informe consignando sugerencias que sirvan para posteriores eventos.
§
Determinar
frecuencia de repetición.
BIBLIOGRAFÍA
§
Proceso de un Evento Recreativo. Artículo.
§
DUARTE FERNÁNDEZ, Horacio. Organización de Eventos Recreodeportivos
y Socioculturales. Artículo.
§
MAHECHA, Hernando. Diplomado en Planeación y Operación de Programas
Recreativos. Documento. Bogotá.
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